Основные положения по делопроизводству в организациях Республики Беларусь

Как известно, основным документом делопроизводителей является Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству). Инструкция распространяет свое действие на все организации, независимо от их организационно-правовой формы (ООО, ОДО, ОАО, УП и др.) и формы собственности (государственная или частная).

Согласно п.4 Инструкции по делопроизводству организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству.

Инструкции по делопроизводству организаций, которые не являются источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с вышестоящими организациями (при их наличии). Структуру инструкции организации, ее содержание определяют разработчики.

Инструкция должна отражать все основные стадии работы с документами в организации и не должна противоречить нормам, закрепляющим правила организации и ведения делопроизводства.

Организация системы документационного обеспечения управления в организации возлагается на службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ).

Называться служба ДОУ может по-разному: канцелярия, секретариат, управление делами и др. Структура, задачи, функции службы устанавливаются в соответствии с положением. При небольшом объеме документооборота такая служба может не создаваться. Тогда выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника либо группу работников.

Стоит помнить! Согласно п. 7 Инструкции по делопроизводству ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, в том числе документами в электронном виде, электронными документами, информационными ресурсами, в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел.

Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, должны быть закреплены в их должностных инструкциях.

Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству. При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

Контроль за состоянием делопроизводства в организациях осуществляется органами архивного дела и делопроизводства, государственными архивными учреждениями и вышестоящими организациями.

Таким образом, инструкция по делопроизводству является неотъемлемым документом любой организации. Эффективное ведение делопроизводства в компании подразумевает не просто составление и хранение документов. Все документы нуждаются в регистрации, контроле исполнения, определении срока хранения, направлении в архив организации и уничтожении после утраты их ценности. Соблюдение определенных принципов, закрепленных в инструкции, поможет найти любой документ в любое время и использовать его для принятия управленческого решения.