Как составить график отпусков на будущий год и на что стоит обратить внимание

Наступил декабрь, и у каждой организации появляются задачи, которые должны быть решены до конца 2017 года. Одной из таких задач является составление графика отпусков на будущий год.  Как составить график и на что стоит обратить внимание, мы расскажем Вам в нашей статье.

Прежде всего, напомним, что составить график отпусков следует в срок до 5 января или иной срок, установленный коллективным договором или соглашением.

При составлении графика трудовых отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников (ч.1 ст.168 ТК Республики Беларусь).

Нельзя забывать, что отдельным категориям работников наниматель обязан запланировать отпуск по их желанию:

в летнее или другое удобное время:

— лицам моложе восемнадцати лет;

— ветеранам Великой Отечественной войны и ветеранам боевых действий на территории других государств;

— женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до четырнадцати лет или ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет;

— работникам, заболевшим и перенесшим лучевую болезнь, вызванную последствиями катастрофы на Чернобыльской АЭС, других радиационных аварий;

— работникам, являющимся инвалидами, в отношении которых установлена причинная связь увечья или заболевания, приведших к инвалидности, с катастрофой на Чернобыльской АЭС;

— участникам ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС;

— работникам, эвакуированным, отселенным, самостоятельно выехавшим с территории радиоактивного загрязнения из зоны эвакуации (отчуждения), зоны первоочередного отселения и зоны последующего отселения, за исключением прибывших в указанные зоны после 1 января 1990 года;

— донорам крови и ее компонентов, награжденным нагрудным знаком отличия Министерства здравоохранения Республики Беларусь «Ганаровы донар Рэспублікі Беларусь», знаком почета «Почетный донор Республики Беларусь», знаками «Почетный донор СССР», «Почетный донор Общества Красного Креста БССР»;

— Героям Беларуси, Героям Советского Союза, Героям Социалистического Труда, полным кавалерам орденов Отечества, Славы, Трудовой Славы;

— в других случаях, предусмотренных коллективным или трудовым договором;

в определенный период:

— работникам, получающим общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее, послевузовское образование, специальное образование на уровне общего среднего образования в вечерней или заочной форме получения образования, – перед или в период прохождения текущей и итоговой аттестации, а также во время каникул в учреждении образования, организации, реализующей образовательные программы послевузовского образования;

— работникам, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, – в период этого отпуска;

— работающим по совместительству – одновременно с трудовым отпуском по основной работе;

— учителям (преподавателям) учреждений общего среднего, профессионально-технического, среднего специального, высшего и специального образования, специальных учебно-воспитательных и лечебно-воспитательных учреждений – в летнее время;

— женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

— работающим женам (мужьям) военнослужащих – одновременно с отпуском их мужей (жен).

Утвержденной обязательной формы графика отпусков законодательством не предусмотрено, и наниматель вправе сам определить удобную для него форму. Можно воспользоваться унифицированной формой графика трудовых отпусков, которая включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (утверждена приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25).

Также стоит обратить внимание, что требования об указании в графике отпусков даты начала и окончания отпуска в законодательстве отсутствует. Поэтому допустимо указывать только месяц предоставления отпуска. В таком случае отпуск будет предоставляться по письменному заявлению работника с указанием даты его начала.

При составлении графика трудовых отпусков нанимателю необходимо учитывать, что трудовой отпуск может быть разделен на две части по предварительной договоренности. При этом одна часть должна быть не менее 14 календарных дней (ч.1 ст.174 ТК). Также с согласия работника допускается перенос части отпуска на следующий рабочий год. Переносимая часть по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год или используется отдельно.

Не забыть!   Уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней (ст.169 ТК).

После составления и согласования графики трудовых отпусков представляются на утверждение руководителю организации. Гриф утверждения включает в себя слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности руководителя, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату утверждения.

Графики отпусков также могут быть утверждены приказом руководителя организации. Гриф утверждения включает в себя слово «УТВЕРЖДЕНО», приказ, номер, дату, наименование должности руководителя, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату утверждения.

Мигкон Групп рекомендует! Утверждение графика путем издания приказа наиболее целесообразно в ситуации, когда на утверждение представлены множество графиков трудовых отпусков структурных подразделений организации.

После утверждения графика отпусков наниматель должен довести его до сведения всех работников. Норма, прямо предусматривающая необходимость ознакомления работников с графиком отпусков под роспись, в законодательстве нашей страны отсутствует. Обычно ознакомление работников с графиком отпусков происходит по одному из следующих способов:

— размещение графика трудовых отпусков в общедоступном для работников месте;

— ознакомление с графиком отпусков каждого работника под роспись.

Выбор способа уведомления зависит от количества сотрудников.

Главным при составлении графика отпусков остается обеспечение работы организации в нормальном режиме.

Учитывая все нюансы составления графика отпусков, начать работу над ним стоит уже сейчас. Тщательная проработка каждого пункта составления лишит Вас неприятных последствий в будущем году.