Бухгалтерский аутсорсинг – это выгодно! Почему существует недоверие к оказанию бухгалтерских услуг сторонними организациями?

Меня зовут Виктория Захарова – я главный бухгалтер компании «Мигкон Групп», и в данной статье я хочу Вам рассказать:

  • почему существует недоверие к оказанию бухгалтерских услуг сторонними организациями,
  • заверю Вас в том, что бухгалтерский аутсорсинг – это выгодно для многих организаций.
  • рассмотрим с Вами законодательное регулирование бухгалтерского аутсорсинга в Республике Беларусь.


Итак…

Начнем с понятия Аутсорсинг

В переводе с английского – это использование внешнего источника. Простыми словами – это передача организацией определённых функций производственной предпринимательской деятельности другой компании, действующей в нужной области, на основании договора.

Бухгалтерский аутсорсинг это один из видов аутсорсинга.

Бухгалтерский аутсорсинг – выполнение бухгалтерской компанией части или всех функции бухгалтерии Вашего предприятия вплоть до исполнения банковских платежей и выставления первичных документов контрагентам.
Вместе с тем, остается возможность использования схем работы, как с полным привлечением внешних компаний, так и с использованием собственных штатных сотрудников для достижения максимальной эффективности предприятия.

С каждым годом в Беларуси к бухгалтерскому аутсорсингу прибегает все большее количество организаций.
Популярность данной услуги объяснима тем, что аутсорсинг позволяет без проблем наладить функционирование сложной бухгалтерской системы, значительно снизить издержки на ведение бухучета и его поддержку в надлежащем виде.
Однако, если небольшие организации прибегают к услугам бухгалтерских компаний, то крупные заказчики неохотно идут на такой аутсорсинг, предпочитая вести бухгалтерию самостоятельно.

Причины недоверия

Давайте подробнее рассмотрим причины недоверия к оказанию бухгалтерских услуг сторонними организациями.

Причина № 1 и самая главная!

Опасения заказчиков за сохранность принадлежащей им конфиденциальной финансовой информации являются существенным препятствием к привлечению внешних исполнителей и доверие им внутренней информации. Несмотря на то, что в передаваемой информации и документах, как правило, особых секретов не содержится, «переступить черту» многим руководителям предприятий порой непросто. Однако, данный вопрос достаточно успешно решается подписанием Соглашения о конфиденциальности, в котором стороны могут урегулировать все спорные моменты.

Причина № 2

Опасения заказчика за правильность ведения и представления бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, что подталкивает организации к ведению бухгалтерии самостоятельно.

Причина № 3

В критических, экстренных ситуациях увеличивается время решения проблемы вследствие удаленности стороннего бухгалтера. Возможны разногласия в принятии управленческих решений.

Причина № 4

Есть вероятность частой смены обслуживающего бухгалтера из-за текучести кадров в аутсорсинговой организации.

Исходя из вышесказанного, критически важным активом любой аутсорсинговой компании является её репутация, подрыв которой не позволит удержаться компании на рынке.
Сохранение репутации, а также рекомендации как Клиентов, так и аудиторских компаний стимулирует аутсорсинговые компании поддерживать высокий профессионализм сотрудников, качественный уровень предоставляемых услуг. И именно в таких компаниях можно получить развернутый ответ на любой вопрос, касающийся ведения учета предприятия, грамотное исполнение обязанностей по договору.
Мы, как и все другие организации заинтересованы в наших Клиентах, потому как это наша репутация, а соответственно, «место под солнцем» в жестком мире бизнеса.

Как развеять сомнения и опасения руководителей к бухгалтерским услугам сторонних организаций?

Существуют весомые критерии, аргументы и несомненные «плюсы» которые обратят Ваше внимание на данный вид услуги:

Критерий Первый.



Надёжность – слово довольно «избитое», потому как некоторые компании пытаются этим словом пользоваться, и не всегда исполняют обязательства, которое оно предусматривает.
Поэтому аргументирую!

Специализированная организация, в отличие от главного бухгалтера или отдела бухгалтерии, имеет возможность заключить договор профессиональной ответственности и предоставить гражданско-правовые гарантии возмещения ущерба в денежной форме.

На сегодняшний день Наши клиенты застрахованы от недочетов и неточностей в бухгалтерии (с нашей стороны). Страховая сумма составляет 20 тыс. рублей, что обеспечивает дополнительную гарантию для наших заказчиков.

Существенный опыт в эффективном разрешении налоговых споров. Любая организация, и наша в том числе, приобретает данный опыт, потому как одновременно ведет хороший десяток организаций и, как правило, постоянно находится в процессе налоговых проверок своих клиентов.

Высокий уровень квалификации сотрудников достигается высокой специализацией и приоритетом бухгалтерии в аутсорсинговой организации

Критерий Второй.



Экономия средств Заказчика. Данный критерий мы рассмотрим более подробно сложным экономическим языком.

  • Стоимость бухгалтерского обслуживания пропорциональна объему работы. Если у организации-заказчика сезонный бизнес или по другим причинам уменьшится документооборот, товарооборот или временно приостановится деятельность – уменьшится и стоимость бухгалтерского обслуживания. Отсутствует необходимость содержания штатных специалистов, либо их увольнения и последующем наборе при возобновлении деятельности или наращивании оборота компании.
  • Возможность экономии на услугах по ведению бухгалтерского учета. За счет ведения нескольких компаний и более полной загрузки, затраты на ведение одной компании как минимум, в два раза меньше затрат на создание собственной бухгалтерской службы. Помимо этого, к экономии можно добавить подоходный налог 13% и взносы в социальные и пенсионный фонды 35%, что в итоге дает более 50% экономии на затратах по оплате труда собственного штата бухгалтеров. И еще, как правило, организации, оказывающие подобные услуги, работают без НДС, что положительно влияет на стоимость услуг.
  • Расходы на услуги по ведению бухгалтерского учета и отчетности, оказываемые сторонними организациями и индивидуальными предпринимателями можно отнести на затраты, учитываемые при налогообложении в полном объеме, так как они не поименованы в ст.131 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее — НК), в которой определены затраты, не учитываемые при налогообложении.
    По общему правилу расходы на оплату услуг сторонних консалтинговых, бухгалтерских компаний можно отнести на затраты, учитываемые при налогообложении, если они произведены для целей процесса производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, а также при условии документального подтверждения их целесообразности и обоснованности (п.1 ст.130 НК). При этом не имеет значения, имеются соответствующие специалисты в самой организации или нет.
  • Экономия времени руководителя. Заключается в том, что отсутствует необходимость в дополнительном контроле за сотрудниками.
  • Экономия на бухгалтерских, правовых программах. Не требуется установка дополнительных программных средств. А поскольку хорошие правовые источники на сегодняшний день являются, в большинстве своем, платными, то здесь Вам точно не нужно тратится.
  • Бухгалтерия выводится за штат организации. Оказание услуг сторонней организацией по договору аутсорсинга не влияет на расчет численности работников организации в целях применения УСН, т.к. аутсорсинг оформляется гражданско-правовым договором возмездного оказания услуг с юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем.


Критерий третий.



Бухгалтерский аутсорсинг – это удобно!

  • Существует возможность удаленного доступа к бухгалтерским приложениям (таким как 1С) на базе своей компании. Удаленность бухгалтерии не означает отсутствие доступа к бухгалтерским базам компании. Как правило доступ предоставляется через терминалы удаленного доступа. Бухгалтерская компания обслуживает и обновляет базы клиентов на своих серверах, избавляя от необходимости постоянной поддержки и привнося дополнительную экономию.
  • Удаленное управление банковскими счетами, программами сдачи отчетности. Большинство аутсорсинговых компаний предоставляют сервис «удаленный банк» или «сдача отчетности». Как правило, все действия выполняются на основании электронно-цифровой подписи.
  • Отсутствие болезней, декретов, отпусков. Специализированная аутсорсинговая компания с штатом взаимозаменяемых сотрудников как правило гарантирует сдачу отчетности и отсутствие штрафных санкций вне зависимости от личных ситуаций сотрудников.


Какой вывод можно сделать из выше сказанного?



Как и в любом деле есть и в бухгалтерских услугах свои плюсы и минусы. Оценивать конечно Вам.
Есть недоверие, оно остается и на сегодняшний день. Однако есть хорошая практика и масса положительных отзывов о работе с такими компаниями.
Нам наверно нужно много времени еще, чтобы психологически перестроится и доверить свои «важные цифры» в руки нештатному человеку. Западные компании, в большинстве своем, спокойно отдают на аутсорсинг не только бухгалтерские услуги, но и административные функции.
Грамотно составленный договор, квалифицированные сотрудники на аутсорсинге, хорошая деловая репутация о компании-партнере, лояльность с обеих сторон к общему делу, своевременный контроль, и конечно, доверие – вот, пожалуй, то важное, на что стоит обращать внимание отдавая свою бухгалтерию в руки специалистам «на стороне».

Давайте разберемся как законодательно урегулирован данный вопрос у нас в Республике Беларусь

В нашей стране правовой базой аутсорсинга является Закон РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее — Закон № 57-З), который возлагая на руководителя организации обязанность, организовать ведение бухгалтерского учета и составление отчетности, дает ему в зависимости от объема учетной работы право выбора:

  • создавать структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
  • возлагать ведение бухгалтерского учета и составление отчетности на главного бухгалтера;
  • передавать по договору ведение бухгалтерского учета и составление отчетности организации или индивидуальному предпринимателю, оказывающим услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности (ст.7 Закона № 57-З).


Как мы видим, можно работать со сторонними организациями. Каким образом и с какими документами нужно иметь дело, данный Закон дает исчерпывающий ответ.

Немного «Коротко о Важном»…

Вытяжки из Закона:

  • При передаче дел по договору ведения бухгалтерского учета и составления отчетности организации или индивидуальному предпринимателю сторонам необходимо составлять акт приема и сдачи дел (п.2 ст.8 Закона № 57-З).
  • Руководство бухгалтерским учетом в организации осуществляет организация или индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности (п.2 ст.7 Закона № 57-З)
  • Организация (или индивидуальный предприниматель), оказывающая услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности, в зависимости от того, какой организации оказываются услуги, должна обеспечить оказание этих услуг не менее чем одним работником, с которым заключен трудовой договор, отвечающим требованиям, указанным в пп.3-6 ст.8 Закона № 57-З (п.9 ст.8 Закона № 57-З).


Организация передавая на договорных началах ведение бухгалтерского учета и отчетности, имеет право передать и ведение налогового учета и составление налоговой отчетности, что не противоречит Налоговому кодексу Республики Беларусь.
Оказывать услуги по ведению бухгалтерского учета могут также аудиторские организации и аудиторы — индивидуальные предприниматели (далее — аудиторские организации).
Однако аудиторским организациям запрещено проводить аудит за период ведения, восстановления бухгалтерского и иного учета, составления бухгалтерской (финансовой) и иной отчетности (ст. 21 Закона РБ от 12.07.2013 № 56-З «Об аудиторской деятельности»).

Статус аутсорсера — бухгалтерской компании или предпринимателя в представлении интересов заказчика.

Так, в ст. 27 Налогового кодекса установлено, что уполномоченным представителем плательщика признается физическое или юридическое лицо, уполномоченное плательщиком представлять его интересы в отношениях, регулируемых налоговым законодательством.
Юридические лица помимо прочих документов при постановке на учет в налоговом органе представляют копии документов, подтверждающих полномочия лица, осуществляющего руководство бухгалтерским учетом юридического лица.
В случае аутсорсинга это должен быть руководитель (бухгалтер, главный бухгалтер) организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета и отчетности, или специалист-бухгалтер, являющийся индивидуальным предпринимателем. Документом в данном случае является копия договора об оказании услуг с предъявлением оригинала для сверки налоговому органу.
Таким образом, налоговую декларацию (расчет) в налоговый орган по законодательству могут представлять руководитель заказчика бухгалтерских услуг и лицо, ответственное за ведение учета заказчика в бухгалтерской компании, сведения о которых находятся в налоговом органе. Очевидно, что и подписывать налоговую отчетность должны эти лица, однако прямого указания на это законодательство не содержит.
Что касается представления прочей отчетности (статистической, например) и ответственности за нарушения в области ведения бухгалтерского и налогового учета, статистической отчетности, для аутсорсера применяется понятие «должностное лицо и (или) уполномоченное лицо».

Оформление первичных учетных документов. Реквизит «Главный бухгалтер»

При передаче ведения бухгалтерского учета по договору организации, оказывающей соответствующие услуги, в процессе работы встает вопрос об оформлении первичных учетных документов, а именно реквизита «Главный бухгалтер». Ведь у заказчика бухгалтерских услуг главный бухгалтер в штате отсутствует.

Здесь, согласно разъяснений представителей Министерства Финансов Республики Беларусь, если руководитель воспользовался своим правом передать ведение бухгалтерского учета и составление отчетности сторонней организации, в первичных учетных документах реквизит «Главный бухгалтер» заполняет руководитель сторонней организации (аутсорсера) либо уполномоченное им лицо.

Как осуществляется взаимодействие двух сторон – Заказчика и Исполнителя

Аутсорсинг оформляется гражданско-правовым договором возмездного оказания услуг с юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем.
При этом формы сотрудничества могут быть различные. Бухгалтерская организация может полностью выполнять все функции бухгалтерии организации, или вести отдельные участки учета, или только функции главного бухгалтера. Стороны договора сами определяют, что им выгоднее. При этом во избежание спорных моментов в дальнейшем все нюансы сотрудничества следует четко прописать в договоре.
На практике сотрудничество может быть, как на удаленном доступе — в офисе исполнителя, с передачей первичных учетных документов и иной документации курьером, электронной почтой, факсом и т.д., так и в офисе заказчика. В случае если бухгалтер сторонней организации будет работать в офисе заказчика, нужно определить дни посещений, оснащение рабочего места.

Таким образом, принимая решение о передаче ведения бухгалтерии сторонней организации, руководитель должен все внимательно взвесить.

Не бойтесь «идти в ногу со временем»!
Не нужно делать «как все», потому что всегда есть варианты.
Нужно просто все хорошо обдумать.

Буду рада Вас видеть в числе наших постоянных Клиентов.

С уважением, Виктория Захарова.